Registro delle attività di trattamento

(art. 30 32 del Regolamento UE n.679/2016)

Titolare del trattamento è l’associazione SPAGNOLLI BAZZONI ONLUS che tratta i seguenti dati comuni:

a. dati comuni degli associati, dei fornitori o di terzi ricavati da albi, elenchi pubblici;

b. dati comuni degli associati dagli stessi comunicati per l’espletamento dell’attività sociale o necessari a fini fiscali o attinenti alla reperibilità e alla corrispondenza con gli stessi.

c. dati comuni di terzi forniti dagli associati per l’espletamento dell’attività sociale o necessari a fini fiscali o attinenti alla reperibilità e alla corrispondenza con gli stessi.

d. dati comuni dei fornitori forniti dagli stessi e relativi alla reperibilità o alla corrispondenza con gli stessi nonché inerenti a fini fiscali o di natura bancaria.

I dati che non sono pubblici vengono acquisiti previa l’informativa che viene allegata al presente registro e vengono trattati e conservati in fascicoli non trasparenti riposti in schedari con chiusura a chiave o a combinazione numerica. I fascicoli in ogni caso sono riposti in locali protetti. I dati vengono conservati anche digitalmente in fascicoli informatici senza utilizzo di programma gestionale e archiviati al termine dell’incarico.

Il trattamento dei dati è fatto prevalentemente all’interno dell’associazione, eventuali collaboratori sono autorizzati per tutta l’attività necessaria all’espletamento dell’oggetto sociale di cui allo Statuto. I dati vengono conservati sia presso la sede sociale sia presso i soggetti incaricati i quali ne hanno la cura e la gestione.

I dati elettronici sono salvati su personal computer e connessi ad internet a mezzo di modem e wifi.

Nella sede sociale e nei luoghi deputati al trattamento effettuato dagli incaricati sono ubicati stampante e fotocopiatrice.

L'abilitazione alla configurazione dei diritti di accesso è protetta da password. Gli utenti sono opportunamente istruiti per gestire in modo autonomo il cambio della password di accesso al sistema.

Le stazioni di lavoro sono dotate di software antivirus con aggiornamento automatico tramite internet con antivirus Norton.

L'integrità dei dati viene assicurata eseguendo le procedure di controllo dello stato logico dei dischi e dei database di configurazione in dotazione al sistema nonché back up dei dati con regolare periodicità.

Incaricati del trattamento

I dati comuni degli associati, fornitori dei terzi, sono trattati oltre che dal titolare Associazione SPAGNOLLI BAZZONI ONLUS, anche dai componenti dell’attuale DIRETTIVO dell’Associazione.

Analisi dei Rischi

Per quanto concerne i dati comuni raccolti relativi ai soggetti specificati nella prima parte del presente documento il rischio legato alla gestione e al trattamento può definirsi basso.

I rischi relativi agli strumenti elettronici utilizzati possono riguardare mal funzionamenti o guasti, eventi naturali, alterazioni nella trasmissione. Per ridurre i rischi al minimo sono state adottate oltre alle misure di sicurezza sopra specificate le seguenti misure di sicurezza: password di otto caratteri sostituita ogni tre mesi scelta dal titolare, con la disposizione a tutti gli utilizzatori di non lasciare incustoditi gli strumenti elettronici e che verifichino la provenienza delle e -mail e a tale riguardo è stato inserito lo screensaver automatico dopo 3 minuti di non utilizzo del computer.

Si è data disposizione di non aprire e-mail provenienti da soggetti non conosciuti e di non inviare e-mail non autorizzate dal titolare.

I rischi relativi ai software possono consistere in errori o virus. Si è data disposizione di provvedere periodicamente alla pulizia dei file temporanei e del disco rigido, alla deframmentazione.

Il rischio per il trattamento dei dati cartacei può essere considerato basso essendo l’archivio dotato di chiusura a chiave e i fascicoli riposti in armadi chiusi, fatti salvi gli eventi naturali.

È stata data disposizione che i fascicoli contenenti i dati siano sempre riposti negli appositi schedari e prelevati per il tempo necessario al trattamento e che non vengano lasciati incustoditi sulle scrivanie, che le comunicazioni a mezzo posta o fax debbano essere smistate immediatamente ai destinatari. Fuori dell’orario di apertura ordinaria e di attività sociale della sede, non ne è consentito l’accesso al locale archivio se non previa autorizzazione.

È stata data disposizione che il materiale cartaceo destinato allo smaltimento sia riposto con sacchi di plastica non trasparenti o contenitori chiusi al fine di evitarne la fuoriuscita e che siano adeguatamente smaltiti.

Per quanto riguarda il rischio per il trattamento dei dati elettronici può essere considerato basso essendo adottati tutti i sistemi di sicurezza derivanti dalla gestione dei dati.

Il rischio di perdita dei supporti di memorizzazione è basso in quanto viene effettuato un back up regolare.

Gli incaricati del trattamento sono affidabili e riservati quindi i rischi connessi ad incuria, distrazione sono bassi.

Gli utenti autorizzati del sistema di trattamento vengono formati, rispettivamente per i loro ruoli all’atto dell’ingresso nella struttura dell’associazione e dell’installazione di nuovi sistemi dai tecnici venditori dei sistemi e per quanto concerne le procedure per garantire le misure di sicurezza dal titolare del trattamento.

Gli incaricati dovranno comunicare immediatamente al titolare disfunzioni dei sistemi operativi e sono autorizzati a richiedere l’intervento del tecnico incaricato in caso di interruzioni e disfunzioni.

Terzi operatori tecnici interverranno sugli strumenti informatici previa autorizzazione ed invito ad effettuare gli interventi limitatamente alla prestazione da eseguire e alla presenza del titolare o delle persone autorizzate.

Il rischio di accesso alla sede sociale può essere considerato basso.

Il rischio che terzi estranei accedano agli strumenti elettronici è basso essendo gli stessi unicamente a disposizione del Titolare o degli incaricati.

I rischi eventuali sono inerenti ad eventi naturali e accidentali. Il rischio può essere considerato basso.

Infine, i dati trattati dall’associazione non possono essere considerati di interesse per i terzi.

Il presente documento è stato redatto in duplice originale sottoscritto dal titolare del trattamento.

Rovereto, 31 agosto 2018

L’Associazione SPAGNOLLI BAZZONI ONLUS

il Presidente

dr. Giuliano Tasini